“PERENCANAAN DAN PENGADAAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN”

A.    Hakikat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Perencanaan dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan dan penentuan secara matang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan datang dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditentukan (Sondang P. Siagian). Menurut Roger A. Kauffman seperti yang dikutip oleh Nanang Fatah, perencanaan adalah proses penentuan tujuan atau sasaran yang hendak dicapai dan menetapkan jalan dan sumber-sumber yang diperlukan untuk mencapai tujuan itu seefisien dan seefektif mungkin.

Perencanaan adalah pola perbuatan menggambarkan dimuka hal-hal yang akan dikerjakan kemudian. Dengan kata lain, planning adalah memikirkan sekarang untuk tindakan yang akan datang. Perencanaan yang dimaksud adalah merinci rancangan pembelian, pengadaan,rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatanperalatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

Perencanaan kebutuhan merupakan rincian fungsi perencanaan yang mempertimbangkan suatu faktor kebutuhan yang harus dipenuhi. Dalam menentukan kebutuhan diperlukan beberapa data diantaranya adalah distribusi dan komposisi, jenis, jumlah, dan kondisi (kualitas) sehingga berhasil guna, tepat guna, dan berdaya guna dan kebutuhan dikaji lebih lanjut untuk disesuaikan dengan besaran pembiayaan dari dana yang tersedia.

a.      Tujuan dan Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a.       Tujuan Perencanaan Sarana dan Prasarana Adalah demi menghindari terjadinya kesalahan dan kegagalan yang tidak diinginkan dan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi dalam pelaksanaannya. Perencanaan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dilakukan berdasarkan analisis kebutuhan dan penentuan skala prioritas kegiatan untuk dilaksanakan yang disesuaikan dengan tersedianya dana dan tingkat kepentingan.

b.      Manfaat Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan adalah dapat membantu dalam menentukan tujuan, meletakkan dasar-dasar dan menetapkan langkah-langkah, menghilangkan ketidakpastian, dapat dijadikan sebagai suatu pedoman atau dasar untuk melakukan pengawasan, pengendalian dan bahkan juga penilaian agar nantinya kegiatan berjalan dengan efektif dan efisien.

Suatu rencana yang baik selalu menuju sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya, dilandaskan atas perhitungan dan selalu mengandung kegiatan/tindakan/usaha.Sasaran perencanaan kerjasama untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Perencanaan yang efektif dalam penyusunannya harus dilakukan melalui suatu rangakaian pertanyaan yang perlu dijawab dengan memuaskan:

(What)	Kegiatan-kegiatan apa yang harus dilakukan dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan?
(Where)	Dimana kegiatan hendak dilaksanakan? Pertanyaan ini mencakup tata ruang yang disusun, tempat yang akan digunakan, tempat perhimpunan alat-alat serta perlengkapan lainnya.
(When)	Bilamana kegiatan tersebut hendak dilaksanakan? Hal ini berarti harus tergambar sistem prioritas yang akan digunakan, penjadwalan waktu, target, fase-fase tertentu yang akan dicapai serta hal-hal lain yang berhubungan dengan faktor waktu. Rencana kebutuhan dibuat untuk jangka waktu pendek, menengah, dan panjang.
(How)	Bagaimana cara melaksanakan kegiatan ke arah tercapainya tujuan? Yang diackup oleh pertanyaan ini menyangkut sistem kerja, standar yang harus dipenuhi, cara pembuatan dan penyampaian laporan, cara menyimpan dan mengolah dokumen-dokumen yang timbul sebagai akhir pelaksanaan.
(Who)	Pertanyaan siapa? Berarti diketemukannya jawaban tentang personalia, tentang pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab.
(Why)	Secara filosofis, pertanyaan yang terpenting diantara rangkaian pertanyaan ini ialah “Mengapa” karena pertanyaan ini ditujukan kepada kelima pertanyaan yang mendahuluinya.

b.     Persyaratan yang harus diperhatikan dalam Perencanaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

a.    Perencanaan pengadaan barang harus dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kulaitas proses belajar mengajar.

b.    Perencanaan harus jelas. Kejelasan suatu rencana dapat dilihat pada :

1.    Tujuan dan sasaran atau target yang harus dicapai.

2.    Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan.

3.    Petugas pelaksanaan, misal guru, karyawan.

4.    Bahan dan peralatan yang dibutuhkan.

5.    Kapan dan dimana kegiatan dilaksanakan.

6.    Dapat dilaksanakan dengan jelas, terprogram, sistematis, sederhana, luwes, fleksibel.

c.    Rencana harus sistematis dan terpadu.

d.   Rencana harus menunjukkan unsur-unsur insani yang baik ataupun non-insani sebagai komponen yang berhubungan satu sama lainnya bekerja sama mencapai tujuan, target, kesesuaian yang telah ditetapkan sebelumnya.

e.    Memiliki struktur berdasarkan analisis.

f.     Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama pihak perencana.

g.    Fleksibel dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi dan kondisi yang tidak disangka-sangka.

h.    Dapat dilaksanakan dan berkelanjutan.

i.      Menunjukkan skala prioritas.

j.      Mengadakan sarana pendidikan yang disesusaikan dengan plafon anggaran.

k.    Mengacu dan berpedoman pada kebutuhan dan tujuan yang logis.

l.      Dapat dilaksanakan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), jangka panjang (10-15 tahun).

Terdapat beberapa prosedur dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan berikut:

1.    Menganalisis kebutuhan

2.    Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada

3.    Mengadakan seleksi

4.    Menyediakan dana

5.    Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana.

c.      Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak Dan Tidak Bergerak.

a.      Perencanaan pengadaan barang-barang bergerak

Menyusun dan menata perkiraan biaya/hanya keperluan, pengadaan barang, selama 1 bulan/semester/tahun untuk barang habis pakai tidak habis pakai.Menyusun daftar perencanaan berdasarkan analisis kebutuhan dari masing-masing satuan organisasi.

b.     Perencanaan pengadaan prasarana/barang-barang tidak bergerak

1) Tanah

·      Menyusun rencana pengadaan tanah berdasarkan analisis kebutuhan bangunan yang akan didirikan serta lokasi yang ditentukan berdasarkan pemetaan sekolah.

·      Mengadakan survei tentang adanya fasilitas sekolah seperti: jalan, listrik, air, telepon, transportasi, dan sebagainya.

·      Mengadakan survei harga tanah.

·      Menyusun rencana anggaran biaya bangunan.

2) Bangunan

·      Menyusun rencana bangunan yang akan didirikan berdasarkan analisis kebutuhan secara lengkap dan teliti.

·      Mengadakan survei terhadap tanah dimana bangunan akan didirikan, hal luasnya, kondisi, situasi, status, perizinan, dan sebagainya.

·      Menyusun rencana kontruksi dan arsitektur bangunan sesuai pesanan.

·      Menyusun rencana anggaran biaya sesuai dengan harga standar.

·      Menyusun pertahapan rencana anggaran secara teknik dan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan berdasarkan kebijakan pemerintah.

B.     Hakikat Pengadaan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Pengadaan adalah kegiatan yang dilakukan untuk menyediakan semua jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan yang sesuai dengan kebutuhan dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dalam konteks persekolahan, pengadaan merupakan segala kegiatan yang dilakukan dengan cara menyediakan semua keperluan barang atau jasa berdasarkan hasil perencanaan dengan maksud untuk menunjang kegiatan pembelajaran agar berjalan secara efektif dan efisien sesuai dengan tujuan yang diinginkan.

Pengadaan sarana dan prasarana merupakan fungsi operasional pertama dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan persekolahan.Fungsi ini pada hakikatnya merupakan serangkaian kegiatan untuk menyediakan sarana dan prasarana pendidikanpersekolahan sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasi, jumlah, waktu maupun tempat, dengan harga dan sumber yang dapat dipertanggungjawabkan.

a. Cara-cara Pengadaan Sarana dan Prasarana Sekolah

Ada beberapa alternatif cara dalam pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan. Beberapa alternatif cara pengadaan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan tersebut adalah sebagai berikut.

1. Pembelian

Pembelian adalah merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan sekolah membayar sejumlah uang tertentu kepada penjual atau supplier untuk mendapatkan sejumlah sarana dan prasarana sesuai dengankesepakatan kedua belah pihak.

2. Pembuatan Sendiri

Pembuatan sendiri merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan membuat sendiri yang biasanya dilakukan oleh guru, siswa, atau pegawai.

3. Penerimaan Hibah atau Bantuan

Penerimaan hibah atau bantuan yaitu merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaran pendidikan persekolahan dengan jalan pemberian secara cuma-cuma dari pihak lain.

4. Penyewaan

Yang dimaksud dengan penyewaan adalah cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan persekolahan dengan jalan pemanfaatan sementara barang milik pihak lain untuk kepentingan sekolah dengan cara membayar berdasarkan perjanjiansewa-menyewa.

5. Pinjaman

Yaitu penggunaan barang secara cuma-cuma untuk sementara waktu dari pihak lain untuk kepentingan sekolah berdasarkan perjanjian pinjam meminjam.

6. Pendaurulangan

Yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan dengan cara memanfaatkan barang yang sudah tidak terpakai menjadi barang yang berguna untuk kepentingan sekolah.

7. Penukaran

Penukaran merupakan cara pemenuhan kebutuhan sarana dan prasarana pendidikan dengan jalan menukarkan sarana dan prasarana yang dimiliki dengan sarana dan prasarana yang dibutuhkan organisasi atau instansi lain.

8. Perbaikan atau Rekondisi

Perbaikan merupakan cara pemenuhan sarana dan prasaranapendidikan dengan jalan memperbaiki sarana dan prasarana yangtelah mengalami kerusakan, baik dengan perbaikan satu unit saranadan prasarana maupun dengan jalan penukaran instrumen yang baikdi antara instrumen sarana dan prasarana yang rusak sehinggainstrumen-instrumen yang baik tersebut dapat disatukan dalam satuunit atau beberapa unit, dan pada akhirnya satu atau beberapa unitsarana dan prasarana tersebut dapat dioperasikan atau difungsikan.

b.      Prosedur Pengadaan

Prosedur pengadaan barang dan jasa harus mengacu kepada Kepres No. 80 tahun 2003 yang telah disempurnakan dengan Permen No. 24 tahun 2007. Pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah umumnya melalui prosedur sebagai berikut:

1.    Menganalisis kebutuhan dan fungsi sarana dan prasarana.

2.    Mengklasifikasikan sarana dan prasarana yang dibutuhkan.

3.    Membuat proposal pengadaan sarana dan prasarana yang ditujuakan kepada pemerintah bagi sekolah negeri dan pihak yayasan bagi sekolah swasta.

4.    Bila disetujui maka akan ditinjau dan dinilai kelayakannya untuk mendapat persetujuan dari pihak yang dituju.

5.    Setelah dikunjungi dan disetujui maka sarana dan prasarana akandikirim ke sekolah yang mengajukan permohonan pengadaan sarana dan prasarana tersebut.

c.       Proses Pengadaan Berbagai Jenis Sarana dan PrasaranaSekolah

Berikut dijelaskan pengadaan berbagai jenis sarana dan prasarana pendidikan persekolahan:

1. Buku

Yang dimaksud dengan buku disini ialah buku pelajaran, buku bacaan, buku perpustakaan dan buku-buku lainnya.Buku yang dapat dipakai oleh sekolah meliputi buku teks utama, buku teks pelengkap, buku bacaan baik fiksi maupun non fiksi, buku sumber dan sebagainya. Tentang jenis-jenis buku harus mengacu pada standar di atas yang antara lain meliputi:

1.    Buku teks utama adalah buku pokok yang menjadi pegangan guru dan murid yang subtansinya mengacu pada kurikulum yang berlaku.

2.    Buku teks pelengkap adalah buku yang sifatnya membantu atau merupakan tambahan buku teks utama yang digunakan oleh murid dan guru yang seluruh isinya menunjang kurikilum.

3.    Buku bacaan non fiksi adalah buku bacaan yang ditulis berdasarkan fakta atau kenyataan. Pada umumnya buku bacaan non fiksi menunjang salah satu bidang studi. Sistematika penyusunannya tidak seperti buku teks pelengkap tetapi disajikan secara populer.

4.    Buku bacaan fiksi adalah buku bacaan yang ditulis tidakberdasarkan fakta atau kenyataan, melainkan berdasarkankhayalan penulis. Isi buku bacaan fiksi biasanya berbentuk cerita yang tidak benar-benar terjadi.

Untuk pengadaan buku dapat dilakukan dengan 4 cara, yaitu:

a. Membeli

b. Menerbitkan sendiri

c. Menerima bantuan/hadiah

d. Menukar.

Dalam hal ini yang biasa dilakukan oleh sekolah adalah membeli dan menerima bantuan/hibah. Sebab jika menerbitkan sendiri akan sangat membutuhkan waktu yang lama, sedangkan jika menukar tidak semua materi akan sesuai dengan materi yang diajarkan atau dengan kurikulum.

2. Alat

Alat yang dimaksud dalam hal ini terdiri atas alat-alat kantor dan alat-alat pendidikan. Adapun yang termasuk alat kantor ialah alat-alat yang biasa digunakan di kantor seperti: mesin tulis, mesin hitung, mesin stensil, komputer, alat-alat pembersih dan sebagainya.

Sedangkan yang termasuk dalam alat pendidikan ialah alat-alat yang secara fungsional digunakan dalam proses belajar mengajar seperti alat peraga, alat praktik, alat laboratorium, alat kesenian, alat olah raga dan sebagainya. Pengadaan alat kantor dan alat pendidikan dapat dilaksanakan dengan cara:

a. Membeli

b. Membuat sendiri

c. Menerima bantuan/ hibah/hadiah.

­­­­­­­­­

3. Perabot

Perabot ialah barang-barang yang berfungsi sebagai tempat untuk menulis, istirahat, tempat penyimpanan alat atau bahan.

Contoh: meja, kursi, lemari, rak, filling kabinet dan sebagainya. Dalam pengadaan perabot sekolah, maka ada beberapa hal yang perlu dipertimbangkan seperti segi antropometri, ergonomi.Estetika, dan segi ekonomis.

1.    Antropometri, artinya pengadaan perabot dengan memperhitungkan tinggi badan atau ukuran penggal-penggal tubuh pemakai (misalnya siswa dan tenaga kependidikan lainnya).

2.    Ergonomis, maksudnya perabot yang akan diadakan tersebut memperhatikan segi kenyamanan, kesehatan, dan keamanan pemakai,

3.    Estetis, yaitu perabot tersebut hendaknya menyenangkan untuk dipakai karena bentuk dan warnanya menarik.

4.    Ekonomis, maksudnya perabot bukan hanya berkaitan dengan harganya tetapi merupakn transformasi wujud efisiensi dan efektifitas dalam pengadaan dan pendayagunaannya.

4. Bangunan

Pengadaan bangunan dapat dilaksanakan dengan cara:

a. Membangun bangunan baru meliputi:

b. Membeli bangunan

c. Menyewa bangunan

d. Menerima hibah bangunan

e. Menukar bangunan

5. Tanah

Pengadaan tanah dapat dilaksanakan dengan cara:

1) Membeli

2) Menerima bantuan/hadiah

3) Menukar

E. Pengendalian Dalam Pengadaan

Pengadaan barang, baik yang dilakukan sendiri oleh sekolah maupun dari luar sekolah, hendaknya dapat dicatat sesuai dengan keadaan dan kondisinya.Hal itu dimaksudkan sebagai upaya pengecekan, serta melakukan pengontrolan terhadap keluar/masuknya barang atau sarana dan prasarana milik sekolah.Catatan tersebut dituangkan dalam format pengadaan sarana dan prasarana pendidikan yang disajikan dalam bentuk tabel sebagai rujukan bagi sekolah dalam melakukan aktivitas pengadaan sarana dan prasarana untuk sekolah.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

Dari pemaparan uraian pembahasan diatas maka kami dapat menarik beberapa kesimpulan, adalah sebagai berikut :

a.       Perencanaan sarana dan prasarana dapat diartikan sebagai keseluruhan proses perkiraan secara matang rancangan pembelian, pengadaan, rehabilitasi, distribusi sewa atau pembuatan peralatan dan perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan.

b.      Seorang Perencana harus memahami beberapa prosedur dalam perencanaan sarana dan prasarana pendidikan. Untuk perencanaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah dilakukan melalui tahapan berikut:

ü Menganalisis kebutuhan

ü Menginventarisasi sarana dan prasarana yang ada

ü Mengadakan seleksi

ü Menyediakan dana

ü Pemberian wewenang untuk melaksanakan tugas penyediaan sarana dan prasarana.

B.     Saran

Dalam pembuatan makalah ini penulis menyadari banyak kekurangan, karena keterbatasan referensi. Dalam makalah ini penulis berharap agar pembaca bisa menambahkan isi dari kekurangan makalah ini agar makalah ini jadi senpurna dan dapat dijadikan sebagai bahan perkuliahan.

Daftar Pustaka

Tim Dosen Administrasi Pendidikan,(2007), Pengelolan Pendidikan,Bandung Jurusan Administrasi Pendidikan UPI.

Arikunto,Suharsimi,Dr.,(1993),Organisasi dan administrasi Pendidikan Teknologi dan Kejuruan, Raja Grafindo Persada, Jakarta